Publicado em 17 de agosto de 2020 por Guto Gleberty

Esse conteúdo irá te explicar como fazer um levantamento de estoque em um pequeno ou médio comércio, onde não há uma gestão prévia das mercadorias e produtos.

O levantamento de estoque de forma resumida, nada mais é que listar os produtos disponíveis de seu comércio, que estejam eles em prateleiras ou armazenados, com as informações de quantidades corretas para controle e gestão. Esse levantamento, é a primeira parte de um bom controle de estoque.

Fazer o levantamento do estoque também é conhecido na área logística como o inventário. Você pode encontrar o mesmo processo com este nome na literatura da gestão da produção.

É importante deixarmos claro a importância do levantamento de estoque, algo que parece simples, mas se não feito e mantido de forma atualizada e se tornar parte da rotina, independente do tamanho do estabelecimento, pode gerar uma bola de neve, trazendo prejuízos que muitas vezes são invisíveis para os olhos do dono.

 As informações que inserimos no levantamento, serão a base para que futuramente possamos descobrir se o estoque da empresa está saudável, fazer avaliações de produtos em excesso ou que estão frequentemente em falta, auxilia na identificação de possíveis perdas, decisões de compras, entre outros. 

Se você está lendo este texto e é dono ou trabalha em uma farmácia, visite esse outro artigo do nosso Blog, onde falamos em um cenário específico de controle de estoque de medicamentos.

Nos tópicos abaixo, você vai descobrir o caminho que precisa percorrer para ter um bom levantamento de estoque:

O que você precisa saber para fazer um levantamento de estoque?

O levantamento de estoque é feito fazendo a identificação, a classificação e depois a contagem de todas as mercadorias do comércio de forma padronizada. 

Você deve antes de começar, definir regras específicas de classificação dos seus produtos, conforme o tipo de negócio que você possui.  

A classificação dos produtos pode ser feita de acordo com características ou finalidades, por exemplo, isso pode ser definido de uma forma que seja mais fácil na gestão das compras ou do consumo deste estoque.

Outro fator importante a se considerar para fazer o levantamento de estoque é que ele é um processo que pode levar horas e até dias, dependendo da quantidade e da variedade de mercadorias de seu estabelecimento. Portanto é  importante definir o melhor momento para o levantamento.

Escolha períodos de menor movimento em seu comércio, antes ou depois do expediente, por exemplo, ou até mesmo de feriados ou finais de semana, onde a movimentação de mercadorias não irá atrapalhar as rotinas e nem impactar no atendimento dos clientes.

Organização dos produtos para o levantamento do estoque

Depois de definir as regras de classificação e o momento certo para fazer o levantamento do estoque, você deve organizar o espaço físico onde serão armazenados os produtos. A classificação feita inicialmente irá auxiliar este processo e depois de contados, a armazenagem dos produtos é feita seguindo os mesmos critérios. 

A organização do espaço físico será útil na manutenção da gestão do estoque, já que havendo espaço específico para cada tipo de produto, é ainda mais fácil alocar e encontrar os produtos em seu depósito ou local de armazenagem. Para empresas que possuem uma grande variedade de itens, essa organização é ainda mais importante.

Definir modelo de contagem e alimentação do sistema

Após a organização do espaço, na etapa de contagem, que é o objetivo principal do levantamento de estoque, é necessário definir um modelo que será utilizado para as quantidades. 

O mais recomendável é por unidades, devido a precisão de valores, evitando arredondamentos e informações incorretas. Porém podem ser utilizadas outras medidas como caixas, litragem, entre outras. Novamente, as características do comércio podem definir variações em como se gerencia o estoque.

Em caso de necessidade, efetue a recontagem para garantir os números. 

Durante a contagem, já faça a alimentação de seu sistema de gestão de estoque, que já deve ser configurado para receber os dados do processo. Você pode até utilizar uma planilha ou fazer o controle manual, mas a inteligência de um sistema vai economizar muito tempo da manutenção, que é a próxima etapa.

Uma dica para organizar a contagem dos itens é ir finalizando por categorias, conforme as classificações definidas nas etapas anteriores. Desta maneira, se for necessário pode-se efetuar todo o processo quebrando em vários dias de trabalho.

A manutenção do levantamento do estoque

Após fazer o levantamento e inserir as informações no sistema, é preciso manter os números atualizados para que você tenha sempre dados atualizados sobre o seu comércio. Essa é, sem dúvidas, a etapa mais desafiadora do levantamento de estoque.

Manter as informações corretas e atualizadas em seu sistema, significa que cada movimentação de produtos (entradas de produtos recebidos dos fornecedores e saída de produtos vendidos) precisa atualizar o estoque. Por isso, ao receber pedidos dos fornecedores ou realizar vendas, o sistema precisa atualizar automaticamente as quantidades dentro do padrão definido na contagem.

Só é possível seguir este padrão de informações se tiver um sistema de gestão ERP, que tenham as áreas de vendas, estoque, compras e financeiro integradas. Caso contrário, o trabalho para manutenção do estoque será muito maior.

Conclusão

Periodicamente, é importante realizar uma recontagem do estoque para garantir que as informações estejam sempre atualizadas. Quanto maior a variedade de itens, mais preciosista precisa ser a gestão do estoque. 

O G2 PDV é um sistema sistema preparado para atender todos os tipos de comércio e simplificar o processo de contagem e manutenção do estoque. Para mais informações,  fale com a nossa equipe enviando uma mensagem clicando aqui, ou ligue nos telefones: (89) 3422-5133 / (89) 99929-5020 / (89) 99405-1577