O que você precisa saber sobre backups e como isso pode influenciar no seu negócio

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Nesse artigo você vai aprender tudo sobre backups e porque você precisa se preocupar com isso no seu negócio. 

Você sabe o que é um backup? No seu computador você já precisou recuperar um arquivo ou programa que foi apagado anteriormente? 

O backup é um termo em inglês que significa uma cópia de segurança de algo que tenha dados importantes. 

É normalmente um termo conhecido por profissionais de informática, que desenvolvem técnicas para o correto salvamento das informações, para garantir que um problema ou pane no seu computador não lhe faça perder dados relevantes.

Por exemplo: se hoje o disco rígido (ou HD) do seu computador queimar, você consegue trocá-lo e recuperar todos os programas, planilhas, documentos, fotos e informações que tinha antes da pane, ou vai perder tudo?

O Backup é uma medida de segurança para garantir que um problema mais grave, como a queima de um equipamento, não vá gerar prejuízos maiores além do dano material. Quem já perdeu dados sabe como isso é algo doloroso e complicado.

Quais as situações onde se pode precisar de um backup?

O backup serve para cobrir perdas de dados decorrentes de imprevistos. Isso pode acontecer por diversos motivos.

Falamos anteriormente sobre problemas de HD, onde se perde os dados porque o disco queimou e não é mais possível fazer a leitura das informações armazenadas nele. Mas esse é só uma das situações onde isso pode ocorrer. 

Para compreender melhor essa situação, vamos primeiro entender do que o computador é formado: hardware + software:

  • Hardware: Parte física do computador, são as peças como memória, hd, placa mãe, processador, monitor, mouse e teclado.
  • Software: São os programas que são instalados no hardware para dar vida ao computador, como o sistema de gestão, o Windows, os jogos, o Google Chrome e tudo o que nós vemos funcionando

A pane de hardware normalmente acontece decorrente de problemas elétricos, falta de manutenção, ou depreciação das peças. Normalmente, danifica fisicamente o equipamento, gerando curto-circuito, por exemplo. 

Nesse caso, os dados estão instalados no HD (Disco Rígido) e são panes nessa peça que geram as perdas de dados. Nele é onde ficam armazenadas as informações e a queima desse equipamento, impede a leitura dos dados e raramente é possível recuperar alguma coisa.

A pane em software pode acontecer por vírus, ataques hacker, instalação de softwares piratas, falta de atualização (usar programas ou Windows muito antigo). Normalmente, essas situações não ocasionam a perda completa de dados do computador, mas podem afetar o funcionamento de programas específicos que passam a não abrir e consequentemente, impedem o acesso aos dados que estão lá. 

Outra situação bem comum é quando um vírus apaga parte dos dados do computador, ou até mesmo danifica o Windows a ponto de não permitir que o computador ligue. 

Em ambas as situações (problemas em hardware e software), a única saída quando há perda de dados é ter uma cópia de segurança, ou seja, um backup que seja restaurado voltando os dados para onde estava.

Quem precisa de um backup?

Podemos dizer que todos precisam de um backup, mas nem todos precisam criar cópias de segurança de todas as informações que estão no computador. 

No caso de empresas, é importante que o empresário tenha backup de todas as informações e documentos referentes ao negócio, seus números, arquivos fiscais e sistemas. Isso porque essas informações impactam severamente a performance do negócio, bem como a sua legalidade. 

Vamos imaginar uma situação hipotética bem pessimista: o computador da sua loja queima e você perder tudo que tem nele, no dia seguinte um fiscal da prefeitura entra no seu estabelecimento e solicita para fiscalizar o seu histórico de vendas e notas fiscais. Você consegue em poucas horas ou dias disponibilizar para ele todos os arquivos que ele precisa?

Ou seja, a pergunta correta a ser respondida é não é sobre quem precisa, mas sim o que você precisa fazer backup?

Qual o prejuízo por não ter um backup?

Para a empresa os danos financeiros de ter uma perda de dados sem um backup são muito maiores do que o custo para mitigar esse risco. 

Além de perder tempo e dinheiro, se a empresa quiser ter seus arquivos e programas de volta, pode investir em um serviço de recuperação de dados, feito por profissionais especializados no assunto. Embora seja uma opção, é um trabalho extremamente dispendioso, caro e que nem sequer pode assegurar o resgate integral de suas informações dependendo da gravidade do ocorrido.

Além disso, a pior consequência da falta de backup é a grande probabilidade de que suas finanças, os sistemas de folha de pagamento, emissão de nota fiscal e contabilidade sejam atingidos no processo, obrigando você a passar por longos registros contábeis e processos morosos apenas para recomeçar de onde parou.

A empresa pode definitivamente parar, se um problema como esse acontecer. Um desastre!

Como funciona o backup?

Recomenda-se que os documentos como planilhas, arquivos de texto, fotos, imagens e arquivos em geral, sejam armazenados em serviços em nuvem, como por exemplo Dropbox, OneDrive ou Google Drive. 

Já os programas que estão instalados em seu computador precisam ter cópias de segurança armazenadas em locais na nuvem pelo próprio dono do sistema no qual você o adquiriu, pois salvar os arquivos do programa não significa necessariamente que o backup foi feito de forma correta. 

No caso de programas como sistemas de gestão, eles são personalizados e somente o proprietário ou os programadores do software sabem corretamente o que é preciso armazenar e com isso, consegue oferecer um trabalho especializado e seguro.

Essa cópia de segurança é preciso ser feita com uma frequência definida (seja no caso de programas ou documentos), por exemplo, a cada uma semana, três dias, ou um mês, porque os dados precisam ser atualizados. Assim, por exemplo se você tiver feito um backup dos seus dados há 3 dias, em caso de perda apenas esse período ficará “descoberto” e voltar ao passo inicial será rápido.

Mas fique tranquilo! É possível que isso seja feito de forma automática, não é preciso parar a cada 3 dias para copiar e colar os arquivos em um local diferente. 

Os programas da G2 Sistemas tem backup?

Sim, nós da G2 Sistemas temos automaticamente dentro dos sistemas, algumas rotinas de backups tanto no próprio computador do cliente, quanto em nossos ambientes online a partir da internet do estabelecimento. 

Além disso, recomendamos e ensinamos nossos clientes fazerem backups diários em pendrives, para ter uma camada extra de segurança das informações. O recomendado é que todos os dias, no horário de almoço e ao final da tarde no fechamento de caixa, que seja feita uma cópia dos arquivos em um pendrive, para garantir total segurança.

Se você quiser saber mais sobre os nossos backups ou deseja falar sobre sistemas para seu estabelecimento comercial, procure a G2 Sistemas, enviando uma mensagem clicando aqui, ou ligue nos telefones: (89) 3422-5133 / (89) 99929-5020 / (89) 99405-1577 , que nós teremos satisfação em atender seu estabelecimento!